Spenderprofil: Adresslisten vor dem Versand abgleichen

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Adresslisten abgleichen und testen

Damit Sie einen (zukünftigen) Spender nicht mehrmals anschreiben, müssen Sie die gewählten Listen untereinander und mit Ihren bereits vorhandenen abgleichen, d.h. überprüfen, ob eine Adresse auf zwei oder mehr Listen auftaucht. Die doppelten Adressen werden gelöscht.

Die Abgleichkosten sind natürlich um so höher, je mehr unterschiedliche Listen Sie antesten. Der Abgleich ist aber eine Massnahme, die sich lohnt, obwohl sie Geld kostet: Ihre Produktions- und Portokosten werden geringer ausfallen und Sie vermeiden es, Spender durch mehrere, gleiche Briefe zu verärgern.

Übrigens: Je mehr Überschneidungen auftauchen, also Namen, die auf mehreren der abzugleichenden Listen vorhanden sind, desto besser. Es zeigt, dass die Profile der von Ihnen gewählten Listen übereinstimmen.

Doppelbedienungen, also mehrere Anschreiben an eine Adresse, werden Sie nie ganz vermeiden können. Darum empfiehlt es sich, schon vor dem Versand alle beteiligten Mitarbeiter darüber zu informieren, was sie auf diesbezügliche Klagen antworten sollen.

Es gibt Organisationen, die das Problem auf dem Umschlag oder im Brief anschneiden und einen Satz anbringen, der etwa lauten könnte: «Falls Sie diesen Brief doppelt erhalten, seien Sie uns bitte nicht böse. Wir versuchen unser Bestes, um derartige Irrtümer zu vermeiden, aber es gelingt uns nicht immer. Vielleicht kennen Sie in Ihrem Bekanntenkreis jemanden, dem Sie den zweiten Brief geben können. Wir danken Ihnen für Ihre Mühe.»

Jede Adressliste erhält einen Code, über den Sie nach dem Versand feststellen können, aus welcher Liste Ihr Spender stammt. Es ist wichtig, dass Sie die Spenden-Ergebnisse der einzelnen Listen ermitteln und die Listen miteinander vergleichen. Hierfür existieren komplizierte Vergleichslisten, aber im Grunde genügt ein einfacher Vergleich.

Füllen Sie die verschiedenen Spalten sorgfältig aus, und Sie erhalten ein klares Bild vom Erfolg jeder Adressliste. Wenn Sie dann die Mietkosten der einzelnen Listen berücksichtigen, werden Sie schnell entscheiden können, welche Listen Sie wieder einsetzen wollen.

Die «ideale» Liste – die mit dem höchsten Reinertrag – können Sie noch zwei bis dreimal einsetzen, ehe sie nicht mehr rentabel ist. Da Sie nach dem ersten Versand die Adressen aller Spender herausfiltern und sie in Ihre Spender-Liste übernehmen sollten, müssen Sie allerdings schon beim zweiten Versand damit rechnen, dass die Antwortrate sinkt.

Gute Listen können Sie nach einer gewissen Ruhepause wieder neu einsetzen, denn auch Listen regenerieren sich – wenn sie gepflegt werden.